Om meer inzicht te geven in de totale kosten van de overhead schrijft het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) voor om vanaf 2017 een apart overzicht op te nemen van de overhead. Onder overhead wordt verstaan: alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Te denken valt aan kosten m.b.t. personeel en organisatie, financiën, huisvesting en bestuursondersteuning. Deze kosten mogen niet meer worden toegerekend aan de directe taakvelden/programma’s. De overhead wordt vanaf 2017 centraal begroot en verantwoord op het overzicht overhead via taakveld Overhead. Hierna wordt inzicht gegeven in het totaal van de overhead opgenomen in de begroting 2024.
Specificatie van de overhead
De kosten van overhead kunnen als volgt gespecificeerd worden (x € 1.000):
Rekening 2022 | Begroting inclusief wijzigingen 2023 | Begroting | |
Huisvesting | 712 | 1.158 | 1.015 |
Informatievoorziening en automatisering | 1.729 | 2.013 | 1.921 |
Personeel | 6.953 | 7.072 | 8.288 |
P&O/HRM | 594 | 2.230 | 1.022 |
Facilitaire zaken | 530 | 879 | 903 |
Juridische zaken | 45 | 92. | 92 |
Overige | 345 | 334 | 328 |
Subtotaal | 10.908 | 13.778 | 13.569 |
Toerekening grondexploitaties, investeringen en subsidieprojecten | -/- 621 | -/-755 | -/- 751 |
Totaal | 10.287 | 13.023 | 12.818 |
Huisvesting
Betreft de kosten voor ruimten voor de uitvoering van de algemene taken van de eigen organisatie. Dit betreft dus voornamelijk het gemeentehuis in Vlijmen, het gemeentehuis in Drunen en een deel van de werf waar kantoorruimte in gevestigd is. Kosten bevatten onder andere energiekosten, onderhoud en schoonmaak. Daarnaast is een deel van de kosten van de buitendienst verantwoord onder huisvesting aangezien dit betrekking heeft op het onderhoud van de gemeentelijke gebouwen in gebruik voor de eigen organisatie.
Informatievoorziening en automatisering
Betreft de kosten voor aanschaf, onderhoud en licenties van hard- en software, systeem- en netwerkbeheer, applicatiebeheer en ondersteuning van medewerkers voor zover niet toe te rekenen aan het primaire proces. Hiervoor zijn alle applicaties doorgenomen en waar mogelijk toegerekend aan het primaire proces. Het restant is verantwoord onder de overhead. Dit geldt ook wanneer een contract betrekking heeft op meerdere applicaties ten behoeve van het primaire proces.
Personeel
Betreft de loonkosten van personeel voor zover deze niet actief zijn in het primaire proces. De verdeling wordt gemaakt op basis van de urenramingen. Hierbij worden de uren besteed aan onder andere financiën, communicatie, juridische zaken, P&O, ICT en bestuursondersteuning onder de overhead verantwoord. Overeenkomstig de voorschriften van het BBV zijn hierbij ook de volledige loonkosten van directie en management opgenomen.
P&O/HRM
Dit betreft de kosten die gemaakt worden voor het personeelsbeheer. Hierbij valt te denken aan opleidingskosten, reis- en verblijfskosten, werving en selectie, loopbaan- en mobiliteitsadviezen, arbo beleid en het voeren van de salarisadministratie.
Facilitaire zaken
Betreft de kosten voor verzekeringen, abonnementen en telefoonkosten.
Juridische zaken
Betreft de externe kosten gerelateerd aan juridische zaken waaronder juridische advieskosten, kosten met betrekking tot BIBOB, bezwarencommissie en leges en griffie kosten.
Toerekening grondexploitaties, investeringen en subsidieprojecten
Er is een uitzondering gemaakt voor grondexploitaties, investeringen en subsidieprojecten. De overhead mag wel nog worden toegerekend aan deze activiteiten door dit als negatieve last in de overhead mee te nemen. Het saldo dat gepresenteerd wordt onder de overhead is daarom een netto bedrag.
De toerekening heeft plaatsgevonden op basis van het aantal uren dat geraamd is ten laste van de grondexploitaties en kredieten. Voor deze uren is een opslag voor de overhead berekend en verwerkt in de begroting. De opslag is berekend door de totale (bruto)overhead te delen door het aantal uren dat geraamd wordt ten laste van het primaire proces, inclusief kredieten.
Toelichting begroting 2024 ten opzichte van begroting 2023 na wijziging
Voornaamste verschillen (negatief bedrag is een nadeel)
Huisvesting | |
|---|---|
Voor onderzoek naar centrale huisvesting was in 2023 eenmalig een onderzoeksbudget opgenomen in de exploitatie van € 150.000. | 150.000 |
Informatievoorziening en automatisering | |
In 2023 was een eenmalig budget opgenomen voor digitalisering van bouwdossiers bij het streekarchief. | 75.000 |
Het budget voor ICT contracten valt in 2024 hoger uit. Dit wordt veroorzaakt door indexering van bestaande licenties. | -60.000 |
In 2024 zijn de kapitaallasten lager dan in 2023. Dit komt doordat investeringskredieten welke in 2024 volledig zijn afgeschreven, in 2023 nog met kapitaallasten op de begroting drukten. De huidige vervangingskredieten genereren lagere kapitaallasten. Dit wordt veroorzaakt doordat Saas-software niet meer mag worden geactiveerd. | 80.000 |
Personeel | |
Door het jaar heen worden er vanuit het centrale flexbudget diverse inhuurbudgetten beschikbaar gesteld. De inhuurbudgetten worden geraamd op het taakveld waarvoor inhuur wordt gepleegd. Hierdoor vindt er een verschuiving plaats tussen overhead en diverse taakvelden. | -750.000 |
Voor de jaren 2024 tot en met 2025 is een jaarlijks budget van € 200.000 opgenomen voor flexibiliteit in het werven van personeel. | -200.000 |
Voor 2024 en verder is er extra formatie (3 fte) opgenomen voor de afdeling I&A. Deze lasten komen terecht op overhead. | -250.000 |
P&O/HRM | |
Op 5 april is de cao Gemeenten/SGO 2023 aangenomen. De nieuwe cao loopt van 2 januari 2023 tot 1 januari 2024. De salarissen stijgen met terugwerkende kracht per 2 januari 2023 met eerst € 240 en daarna 2%. Gemiddeld betekent dit een salarisstijging van 9%. Aangezien er in de begroting rekening was gehouden met een loonstijging van 3,6%, is het verschil in eerste bestuursrapportage bijgesteld. Deze extra lasten zijn globaal berekend op € 1,3 miljoen op basis van de gemiddelde salarisstijging en voorlopig verantwoord op de overhead. Bij de tweede bestuursrapportage worden de lasten verder verdeeld over de diverse taakvelden. | 1.300.000 |
Het centraal opleidingsbudget wordt centraal geraamd en later verdeeld over de diverse clusters. Hierdoor vindt er een verschuiving plaats tussen overhead en diverse taakvelden. | -150.000 |
Facilitaire zaken | |
Het budget voor facilitaire zaken valt in 2024 hoger uit. Dit wordt veroorzaakt door indexering van bestaande budgetten. Zoals diverse lidmaatschappen, abonnementen en kantoorbenodigdheden. | -25.000 |
Diverse kleine verschillen | 35.000 |
Saldo voordelig verschil | 205.000 |
Dekking van de overhead
In de begroting is alleen overhead toegerekend aan de grondexploitaties en kredieten. De overhead zal verder vanuit de algemene dekkingsmiddelen gedekt moeten worden. Uitzondering hierop zijn de activiteiten waarvoor kostendekkende tarieven gerekend mogen worden zoals afval en riolering. Aangezien in de programma’s alleen de kosten worden opgenomen van het primaire proces is het niet mogelijk om de tarieven die berekend mogen worden hieruit te halen. De overhead mag aan deze activiteiten extracomptabel worden toegerekend.
Aangezien de toerekening aan de tarieven extracomptabel gebeurd, is deze niet af te leiden uit de begroting. In de paragraaf lokale heffingen is daarom toegelicht welk aandeel van de overhead wordt toegerekend aan deze activiteiten. De hoofdregel voor toerekening is dat deze plaats vindt op basis van het aandeel van de betreffende lasten in de totale lasten.